דיווחי שעות ותקופות שכר

הרישום חייב לשקף את מה שקרה, וזה לא תמיד מה שתוכנן. מילוי מראש של דיווח שעות מהסידור שפורסם הוא נקודת פתיחה הגיונית ונקודת סיום גרועה: הערך נמצא במה שהעובד מתקן. הפסקות שאינן בתשלום מנוכות מזמן העבודה, הפסקות בתשלום לא.

מקומות עבודה רבים מפעילים חתך באמצע החודש — מה-21 ועד ה-20 הוא נפוץ — כך שתלוש אחד משתרע על שני חודשים קלנדריים. כל מה שבהמשך השרשרת חייב להסכים על הגבול הזה: שעות נוספות עדיין מחושבות לפי יום, אבל סיכומים חודשיים, ספירת חגים וחלון הדיווח הולכים לפי תקופת השכר ולא לפי הלוח.

רישומים מתוקנים — יציאה שנשכחה, משמרת שכוסתה בהתראה קצרה. מה שחשוב הוא שהתיקון יהיה גלוי כתיקון: מי שינה מה, מתי, ומאיזה ערך. רישום שאפשר לדרוס בשקט שווה הרבה פחות מרישום שאי אפשר, בדיוק ברגע שבו מערערים עליו.

דיווחי שעות, חופשות שהוכרעו וסידורים שפורסמו הם רשומות שכר ונשמרים לתקופה ארוכה — בסדר גודל של שבע שנים — והם נשארים מזוהים, כי רשומת שכר אנונימית אינה יכולה לשרת את ייעודה. יש לכך השלכה שרבים מפספסים: מחיקת חשבון של עובד אינה יכולה למחוק את היסטוריית השכר שלו, רק את החלקים שאינם נדרשים בחוק.

Noviq ממלא כל חודש מראש מהסידור שפורסם, מחופשות מאושרות ומחגים, ואז שומר על הבחנה בין שורות שמולאו אוטומטית לשורות שהוזנו ביד או נרשמו בשעון — כך שמנהל רואה במבט אם החודש משקף קלט של אדם או רק של המערכת. תקופות השכר ניתנות להגדרה בכל סביבת עבודה, וכל שינוי נרשם ביומן הביקורת.